Metody dostarczania faktur w systemie Eurocircuits
Eurocircuits zapewnia kontrahentom cztery zróżnicowane kanały dystrybucji dokumentów rozliczeniowych, obejmujące zarówno tradycyjną wysyłkę pocztową, jak i nowoczesne standardy elektronicznej wymiany danych. Użytkownicy mogą samodzielnie zarządzać tymi ustawieniami z poziomu panelu administracyjnego, dostosowując procesy księgowe do wymogów prawnych oraz wewnętrznych standardów organizacji.
Konfiguracja preferencji fakturowania
Proces wyboru preferowanej formy otrzymywania dokumentów wymaga zalogowania się do konta klienta Eurocircuits. W menu bocznym należy wybrać sekcję MANAGE PROFILE, a następnie przejść do podmenu o tej samej nazwie. Właściwa konfiguracja odbywa się w polu Invoicing preferences, gdzie z rozwijanej listy wybiera się jedną z dostępnych opcji. Przed zatwierdzeniem zmian kluczowe jest zweryfikowanie poprawności danych teleadresowych w zakładce Addresses, w sekcji Invoice Address, oraz każdorazowe użycie przycisku Save w celu zapisania wprowadzonych modyfikacji.
Charakterystyka dostępnych kanałów dystrybucji
Podstawowe formy dostarczania obejmują wysyłkę pocztową oraz wiadomości e-mail. W przypadku drogi elektronicznej system generuje cyfrowo podpisany plik PDF, który jest przesyłany na adres zdefiniowany w profilu klienta. Użytkownik ma możliwość określenia struktury wysyłki, decydując się na pojedyncze wiadomości e-mail z jednym załącznikiem PDF lub zbiorcze wiadomości zawierające wiele dokumentów PDF w jednym e-mailu.
Dla podmiotów wymagających pełnej automatyzacji i zgodności z zaawansowanymi normami unijnymi przygotowano rozwiązania typu e-Invoicing. Standard Peppol (Pan-European Public Procurement Online) jest w pełni zgodny z dyrektywą europejską 2014/55/EU. Rozwiązanie to funkcjonuje w Niemczech pod nazwą Xrechnung, natomiast we Francji jako system Chorus. Wybór tej metody obliguje użytkownika do podania unikalnego numeru identyfikacyjnego Peppol ID w formacie ISO6523, który służy do bezpiecznej identyfikacji organizacji w sieci wymiany dokumentów. W Niemczech identyfikator ten określany jest jako Leitwegnummer, co jest istotną informacją dla użytkowników konfigurujących system na tym rynku. Alternatywę stanowi format ZUGFeRD, który również bazuje na wytycznych unijnych oraz normie EN16931, zapewniając ustrukturyzowany format danych faktur elektronicznych.
Podsumowanie
Dostępne w Eurocircuits metody dostarczania faktur pozwalają na optymalizację obiegu dokumentacji finansowej zgodnie ze standardami krajowymi i międzynarodowymi. Prawidłowa konfiguracja profilu oraz wybór między tradycyjną przesyłką, pocztą elektroniczną a systemami Peppol lub ZUGFeRD gwarantuje bezpieczeństwo, integralność danych oraz terminowość rozliczeń.
Źródło: Eurocircuits
Więcej na www.eurocircuits.com
