Postcovidowa rzeczywistość biur projektowych – praca hybrydowa

Globalny rynek badawczo-rozwojowy osiągnął swoje rekordowe wyniki, co jest zupełnie zrozumiałe, biorąc pod uwagę coraz większą złożoność produktów i usług, ich jakość oraz czas, w jakich są wdrażane. Krótki termin prac badawczo-rozwojowych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, choć może być zagrożony przez niedostateczną współpracę i rozproszenie na różnych platformach projektowych. Pomimo wzrostu ilości pracy, jaką wykonują zespoły badawczo-rozwojowe, wiele z niej nadal polega na arkuszach kalkulacyjnych, niezliczonej liczby e-maili oraz folderach współdzielonych, służących do zarządzania projektami. Zmagania związane z zarządzaniem zespołami badawczo-rozwojowymi oraz projektami trwają od dawna, ale nasiliły się, gdy coraz więcej inżynierów pracujących w działach R&D zaczęło aktywnie korzystać z hybrydowego środowiska pracy.

Czym jest "praca hybrydowa" i co ona oznacza?

W hybrydowym środowisku pracy członków zespołu R&D dzieli nie tylko fizyczne miejsce pracy, ale także preferencje dotyczące stylu pracy i unikatowe role w zespole. Niektórzy pracownicy dzielą swój czas między pracę w biurze i w domu, skłaniając się ku różnym stylom pracy w oparciu o swoje preferencje i umiejętności. Praca hybrydowa stanowi największą zmianę w sposobie, w jakim pracujemy w naszym pokoleniu i wydaje się, że w postpandemicznym świecie zapoczątkowany kierunek zmian raczej będzie się umacniał. Przyjrzyjmy się zatem trudnościom, z którymi borykają się hybrydowe zespoły badawczo-rozwojowe oraz krokom, jakie mogą podjąć w kierunku szybszego i wydajniejszego środowiska pracy.

Podstawowym problemem jest komunikacja i wymiana danych. Problem ten nie jest nowy i dotyka zespołów pracujących stacjonarnie. Jeśli do tego dochodzi czynnik zdalnej czy hybrydowej pracy członków zespołu, problem jest spotęgowany. Efektywna komunikacja to klucz do sukcesu, zwłaszcza że nie chodzi w niej tylko o sprawną wymianę danych w obrębie zespołu, który przecież nie jest niezależną jednostką w organizacji i musi swoje prace synchronizować z innymi działami. Jeśli platforma wymiany danych w przedsiębiorstwie nie będzie spójna, a członkowie zespołu polegają na wielu autonomicznych narzędziach, które nie są ze sobą wzajemnie powiązane, niewątpliwie doprowadzi to do opóźnień na osi czasu. W sytuacji, kiedy kierownik projektu potrzebuje szybkiej aktualizacji statusu budżetu, daty dostępności prototypu czy jakiejkolwiek innej istotnej danej, może nie wiedzieć, do kogo się zwrócić, aby szybko zebrać informacje. Wyszukanie tych istotnych szczegółów bez luksusu zatrzymywania się przy biurku współpracownika może wprowadzać opóźnienia w projekcie i wpłynąć na jego jakość. Brak bezpośredniego kontaktu prowadzi do nieefektywnej współpracy, potencjalnie stając się głównym wąskim gardłem w procesie badawczo-rozwojowym.

Właściwe zarządzanie

Zagadkę jakości i dynamiki prac zespołów badawczo-rozwojowych najlepiej rozwiązać poprzez właściwe zarządzanie, ale jakie są kroki, aby to osiągnąć? Co zrobić, aby nadal zachować produktywność bez względu na lokalizację, preferencje dotyczące stylu pracy lub rolę w zespole? Poniżej omówiono najważniejsze zagadnienia.

Nie narzucaj indywidualnych stylów pracy. Praca przy projektach nad fizycznym produktem różni się od projektów soft ware'owych i nie da się zastosować tego samego indywidualnego podejścia. Można jednak nadal pozwolić członkom zespołu pracować w najbardziej dla nich odpowiedni sposób zależnie od preferencji i umiejętności, dając dużą swobodę w podejściu do realizacji. Ważne jest, aby postępy poszczególnych członków zespołu zmierzały w kierunku osiągnięcia podstawowego celu projektu.

Powiąż współpracę bezpośrednio z pracą. Ponieważ członkowie działu R&D mogą mieć różne style pracy, niezwykle ważne jest, aby wiedzieli, gdzie śledzić szczegóły projektu. Powiązanie współpracy z wykonywaną pracą pozwala na szybszy postęp i komunikację, jednocześnie redukując nieporozumienia i mylące wątki e-mailowe.

Ustal podstawowe sposoby wymiany danych. W sytuacji, kiedy dane oraz informacje są łatwe do znalezienia, a sposób ich wymiany i współdzielenia jest jasno określony, umożliwione jest sprawne prowadzenie prac bez marnowania czasu na śledzenie niezbędnych szczegółów projektu i dzielenie się informacjami z nim związanymi.

Rozważ kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracą. Chociaż możliwe jest wdrożenie opartych na chmurze rozwiązań, które pomogą w przejściu do dobrze prosperującego hybrydowego środowiska pracy – takich jak wspólne dokumenty – zespoły badawczo-rozwojowe mogą również oprzeć się na rozwiązaniu typu "wszystko w jednym". Ma to szczególne znaczenie nie tylko w pracy samego zespołu badawczo-rozwojowego, ale szczególnie we współpracy z pozostałymi działami organizacji. Zintegrowane środowisko powiązane z CRM i ERP dające możliwość pracy na tablicach Kanban, wykresach Gantta, listach zadań, widokach kalendarza i nie tylko, daje najlepsze efekty w zarządzaniu projektem, co przekłada się na utrzymanie terminowości harmonogramu i wysokiej jakości wdrażania projektów.

Wdrożenie tych prostych z pozoru działań i rozwiązań może znacznie ułatwić i poprawić pracę hybrydowych zespołów projektowych, a na ten typ pracy chyba jesteśmy skazani w dzisiejszej rzeczywistości.

Mówiąc o hybrydowych zespołach projektowych, nie należy ograniczać się do działów pracujących w obrębie jednej organizacji. Coraz częściej ze względu na złożoność projektów, w szczególności elektronicznych, lepszym rozwiązaniem jest outsourcowanie prac rozwojowych czy całych projektów i przeniesienie ich do firm, które w sposób kompleksowy zajmują się wdrażaniem nowych produktów. Tutaj również zasady dotyczące wymiany informacji, narzędzi, sposobu zarządzania mogą być przeniesione wprost ze sposobu zarządzania hybrydowym zespołem projektowym. Problemy i rozwiązania są bardzo podobne.

Bornico
tel. 48 365 58 22
www.bornico.com.pl