Funkcjonalność systemów rejestracji czasu pracy jest w zasadzie jasna szczególnie dla tych, którzy rozliczają czas pracy pracowników, tych, którzy tworzą harmonogramy czasu pracy, dla programistów piszących oprogramowanie do działania takiego systemu, dla producentów niezbędnych do tego urządzeń. Jednak od dziesięcioleci znane są przede wszystkim największej i najważniejszej grupie, czyli pracownikom, którzy codziennie muszą pamiętać, aby się "odbić" przy wejściu i wyjściu.
Z pewnością jednak warto napisać jeszcze kilka słów o systemie rejestracji czasu pracy dla tych, którzy na przykład z tym pojęciem stykają się po raz pierwszy, lub zastanawiają się nad jego zainstalowaniem w swojej firmie. Jak dokładnie to działa, jakie urządzenia są do tego potrzebne i przede wszystkim – jak system ułatwia życie.
Co daje system rejestracji czasu pracy?
Przede wszystkim taki program dokładnie mierzy czas pracy i tym samym obliguje pracowników do punktualności. Wiadomo, że spóźnienia generują koszty pracownicze oraz są problemem dla kierownictwa i reszty zespołu. System RCP, który jest bezosobowy i odporny na uznaniowość, może pozytywnie wpłynąć na tę kwestię poprzez dyscyplinowanie pracowników.
Kolejną zaletą elektronicznego systemu jest oszczędność czasu, ponieważ niweluje on potrzebę prowadzenia papierowych list obecności. Można zapomnieć o ręcznym wprowadzaniu danych (godzin wejść i wyjść) oraz żmudnym rozliczaniu czasu pracy, co zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Dzięki automatycznej synchronizacji danych, rozliczenie czasu pracy sprowadza się do kilku kliknięć i eksportu danych do programu płacowego.
System RCP zwykle umożliwia dostęp do ewidencji czasu pracy online. Wszystkie informacje są gromadzone oraz generowane do wydruków zgodnie z obowiązującymi przepisami. Uzyskujemy w ten sposób bezpośredni dostęp do karty ewidencji czasu pracy przy jednoczesnej oszczędności papieru. Dbamy o środowisko i kreujemy pozytywny wizerunek firmy.
Taki system również bezpiecznie archiwizuje zebrane dane. Na bieżąco można wykorzystywać wykresy, statystyki przy tworzeniu konkretnych, indywidualnych raportów. Ich analiza daje pełniejszy obraz rzeczywistego funkcjonowania firmy oraz poszczególnych pracowników.
Systemy RCP są zróżnicowane pod względem funkcjonalnym. Można wśród nich znaleźć samodzielne programy oraz moduły zintegrowane z innymi rozwiązaniami, takimi jak system kontroli dostępu, planowanie zasobów – taka integracja pozwala przydzielić personel do zadań i potwierdzać ich ukończenie, system rozliczeniowy – integracja ma na celu generowanie faktur, system płacowy – informacje z RCP służą do rzetelnego wynagradzania pracowników na podstawie przepracowanego czasu.
Aby zapisywanie czasu pracy mogło się odbywać, to oprócz programu (proponujemy autorskie rozwiązanie Skalmex o nazwie Skalfi.net), potrzebne są jeszcze dwie rzeczy: rejestrator czasu pracy (rekomendujemy produkt Skalmex) oraz identyfikator (karta zbliżeniowa, brelok lub zegarek – do wyboru). Rejestracja rozpoczęcia i zakończenia pracy dokonywana jest elektronicznie poprzez zalogowanie się pracownika na rejestratorze za pomocą np. plastikowej karty zbliżeniowej. Na podstawie historii logowań odczytanych z rejestratora system dokonuje analizy obecności. Wylicza całkowity przepracowany czas wraz z wyszczególnieniem nadgodzin, pracy w godzinach nocnych, urlopów czy delegacji.
Główne korzyści z wprowadzenia systemu Skalmex:
- automatyczna rejestracja wejść i wyjść, wyjść służbowych i prywatnych;
- ułatwiony sposób tworzenia listy płac i jej naliczania dzięki opcji exportu danych do wielu dostępnych na rynku programów kadrowo-płacowych;
- poprawa dyscypliny pracy i zwiększenie jej efektywności;
- minimalizacja kosztów w obszarze zarządzania pracownikami.
Zalety systemu Skalmex:
- zgodność z Kodeksem Pracy - każdy użytkownik otrzymuje aktualizację oprogramowania w przypadku zmiany prawa;
- niezawodne prowadzenie ewidencji czasu pracy;
- staranne rejestrowanie i bezpieczne przechowywanie informacji dotyczących obecności pracowników w firmie;
- czytelne raporty i dodatkowa funkcja w programie: kreator raportów, który pozwala na stworzenie indywidualnych, najbardziej optymalnych zestawień;
- komfort pracy na co dzień – rejestrowanie obecności w pracy zajmuje kilka sekund;
- systemowe powiązanie rozproszonych oddziałów firmy i natychmiastowa dostępność raportu o liczbie wszystkich obecnych pracowników;
- powiadomienia o błędach przy tworzeniu kalendarzy - system powiadomi o przekroczonej normie pracy, błędnych odbiciach, niedopracowaniach;
- możliwość składania wniosków o urlop, o nadgodziny, o wyjścia prywatne - dzięki temu znacząco odciąża się dział kadr, zwłaszcza w dużym przedsiębiorstwie;
- oszczędności w zużyciu papieru w porównaniu z tradycyjną metodą ewidencji czasu pracy;
- możliwość konfiguracji systemu rejestracji czasu pracy z kontrolą dostępu.
Źródło: Skalmex
Więcej na skalmex.com.pl
