Dokumentacja projektowa, rysunki techniczne, procedury produkcyjne muszą być tworzone, bo pracownicy w firmie się zmieniają, pamięć ludzka jest ulotna i nie można polegać na tym, że istotne rzeczy nie są zapisane. Są więc ważne z punktu widzenia ciągłości biznesu w kontekście technicznym, takim, aby nowy pracownik był w stanie zorientować się jak skonstruowany jest produkt, jakie są wymagania co do parametrów, materiałów, komponentów itp.
Dokumentacji podlega także oprogramowanie firmware i aplikacyjne, dane kryptograficzne, narzędzia komputerowe. Wydaje się, że w tym obszarze wątpliwości co do potrzeby posiadania tych opracowań jest najmniej. Drugi ważny obszar to dokumentacja związana z certyfikacją, analizą bezpieczeństwa, wyniki badań produktów pod kątem zgodności z normami, deklaracje formalne wymagane do wprowadzenia na rynek. One są zapisem bezpieczeństwa, jakie producent uwzględnił w produkcie i są istotne z punktu widzenia ograniczania ryzyka i odpowiedzialności.
Dokumenty te mogą znacząco pomóc lub zaszkodzić wytwórcy lub sprzedawcy produktu, zwłaszcza w przypadku sporu sądowego z tytułu odpowiedzialności za produkt, reklamacji i w sporze z klientem. W przypadku urządzeń, których działanie może mieć wpływ na zdrowie człowieka, dokumentacja w tym obszarze staje się kluczowa. To samo dotyczy produktów sprzedawanych w ramach kontraktów z dużym odbiorcą instytucjonalnym, takim jak np. wojsko.
Kolejnym obszarem dokumentacji są plany i strategie marketingowe powiązane z produktem, analizy rynku, odwrotna analiza produktów konkurencji, produktowe karty techniczne, katalogi, ulotki i foldery związane z marketingiem technicznym. Te działania wspierają inżynierię i sprzedaż, więc muszą być tworzone. Dalej mamy serwis i reklamacje, które trzeba dokumentować, aby poprawiać jakość i usuwać problemy w kolejnych wersjach. Jest to część zapewnienia jakości, bardzo ważna dla każdego wytwórcy. Niestety, nikt nie wie, czy wiążąca się z takimi procesami dokumentacja okaże się kiedyś pomocna.
Z uwagi na brak czasu, nawał innych obowiązków, często jest w niej wiele braków i błędów wynikających z przerabiania starych dokumentów na nowe. Dużym problemem jest to, że w ogólnym przekonaniu nadzór instytucjonalny nad rynkiem jest iluzoryczny. Obowiązek wycofania produktu wadliwego, kary, odpowiedzialność cywilna za szkody nie stanowią realnego zagrożenia dla działalności, stąd w wielu przypadkach dokumentacja produktu jest ograniczona do tego, co absolutnie trzeba i dokumenty te rzadko odzwierciedlają rzeczywistość. Raczej wygląda to tak, że dokumentację tworzy się kopiując dane z podobnego produktu i firmy.
W ostatnich latach na całym świecie pojawiły się również przepisy dotyczące odpowiedzialności za produkt i jego bezpieczeństwo. Aby być z nimi zgodnym, producent musi stworzyć dokumentację potwierdzającą jego starania o wytwarzanie bezpiecznych produktów i, w razie potrzeby, naprawę produktów niebezpiecznych, które zostały sprzedane. Dlatego producent powinien opracować i przechowywać dokumenty potwierdzające jego zainteresowanie bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami, a także opisujące procedury zastosowane do oceny bezpieczeństwa produktu.
Bez dobrego nadzoru rynku, dokumentacja bywa przeszkodą. Wielu prawników uważa, że szczegółowe analizy ryzyka i opisy procesów projektowania, produkcji i marketingu mogą jedynie zaszkodzić producentom. Postrzegają oni je potencjalnie szkodliwe i trudne do wyjaśnienia, bo gdyby problem się pojawił, to będą one stanowić potencjalny punkt zaczepienia w procesie o odpowiedzialność za produkt. Jak widzimy, odpowiedź na tytułowe pytanie wcale nie jest oczywista.
Robert Magdziak
